Tetap Fokus dalam Lingkungan Ruang Kantor Terbuka yang Bising

Tidak bisa dipungkiri : Ruang kantor terbuka dapat menjadi mimpi buruk bagi siapa pun terutama saat sedang mengerjakan sesuatu yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Lebih buruknya lagi, rekan kerjamu bisa sangat mengganggu _ mungkin mereka sedang berbicara dengan keras di telepon atau ponsel mereka terus-terusan berbunyi. Bagaimana kamu bisa tenang berada dalam Ruang kantor terbuka? Bagaimana seharusnya kamu menangani rekan kerja yang mengganggu konsentrasimu? Apa cara terbaik untuk menangani kebisingan dan gangguan di kantormu tanpa harus dicap sebagai anti sosial atau kasar?

Apa yang Para Ahli Katakan? 

Tengah terjadi perdebatan mengenai Pro dan kontra adanya kantor-kantor dengan konsep ruang  terbuka. Beberapa penelitian mengatakan bahwa ruang kantor terbuka menciptakan kreativitas dan keakraban, sedangkan penelitian terbaru menunjukkan bahwa ruang kantor terbuka sebenarnya membuat para karyawan menjauhi satu sama lain.  Jika dirancang dengan baik, Ruang-ruang ini dapat memelihara kerja sama dengan cara “menawarkan kesempatan untuk interaksi yang menguntungkan dengan orang-orang di perusahaan” kata David Burkus, seorang Ahli dari Oral Roberts University yang juga merupakan  penulis buku yang segera terbit Friend of a Friend Masalahnya adalah semua interaksi tersebut “bisa menjadi sangat mengganggu” saat kamu sedang mencoba menyelesaikan sebuah pekerjaan. Tapi seiring bertambahnya perusahaan yang menerapkan konsep ruang kantor terbuka, penting bagi kita untuk mempelajari cara menangani kebisingan tak diinginkan, Kata Karen Dillon, Penulis HBR Guides to Office Politics Kamu butuh “strategi bertahan” mu begitu juga beberapa aturan dasar yang kamu dan Timmu sepakati. Di bawah ini adalah beberapa idenya.

Melihat Sisi Baiknya  (Positifnya)

Kita semua mengidamkan keakraban di tempat kerja. Lagi pula, ada tingkat keamanan psikologis tertentu yang mengikuti gagasan memiliki “kantor dengan pintu” kata Dillon. Dengan sedikit privasi, memastikan bahwa “rekan kerjamu tidak mendengar percakapan teleponmu” atau mengetahui dengan pasti “halaman web apa yang sedang kau telusuri” pada waktu tertentu. Dan lagi, tambahnya, “ada banyak keuntungan tentang mengenal rekan kerjamu pada level yang lebih intim. Ada canda tawa, humor, dan kamu merasakan ritme kerja dan hidup masing-masing.”

Dillon menganjurkan kita untuk mencoba menerima konsep ruang kantor terbuka dengan fokus pada positifnya, “ikatannya”, dan mengesampingkan negatif-negatifnya “the occassional TMI”. Dan yang paling terakhir, Tahan dirimu agar tidak menjadi orang pertama yang mengeluhkan tentang kebisingan jika kamu tidak ingin orang melihatmu sebagai seorang cerewet atau rumit.

Mencari Tahu Ekspektasi Tim

Daripada bersikap egois, Burkus menyarankan bicarakanlah dengan tim mu tentang bagaimana cara bekerja secara optimal dalam ruang kantor terbuka. Pertama-tama bicaralah pada manajermu sebab paling baik jika diskusi seperti ini “diarahkan oleh kepemimpinan” kata Bur kus. Dia menganjurkan .untuk mengatakan ini kepada atasanmu “saya ingin mendiskusikan sesuatu, tapi saya tidak yakin bahwa saya orang yang tepat untuk memulainya. Bisakah kamu membantu?” Sebagai sebuah tim tujuan bersama kalian adalah membuat “aturan-aturan yang disetujui bersama yang kalian akan taati” sebut Burkus. Sebagai contoh, ketika seorang rekan sedang menelepon, yang lain harus bicara dengan berbisik. “minta dukungan secara eksplisit atau implisit,” tambah Dillon. Dia menyarankan “memilih partner yang bisa menjadi mata keduamu,” jadi ketika rekan kerja lain sedang ribut saat kamu sedang menerima telepon penting, sebagai contoh, rekan satu ini bisa meminta dengan sopan agar mereka bisa sedikit tenang. “dan kamu harus melakukan hal yang sama untuk orang tersebut.”

Berinvestasi pada Headphones

Dillon menyarankan untuk membeli headphones yang meredam suara untuk saat-saat tertentu bilamana kamu sedang “mengerjakan sesuatu yang membutuhkan konsentrasi penuh.” Kamu bisa mendengarkan white noise atau musik klasik atau apapun itu asalkan dapat membantumu merasa lebih baik dan membantumu melakukan yang terbaik. Headphones juga “berfungsi sebagai isyarat visual bagi rekan kerjamu” bahwa kau tidak bisa diganggu kecuali untuk hal yang sangat penting. “Berhati-hatilah tentang frekuensi  menggunakan headphones,” Dillon memperingatkan. “tunjukanlah bahwa kau masih bagian dari tim.” Burkus mengatakan bahwa dia tahu beberapa tim yang mempunyai “kode earbud” yang para rekan kerja gunakan untuk Menunjukkan level konsentrasi mereka. “Dua earbud berarti ‘tinggalkan saya sendiri  saya sedang berkonsentrasi.’ Satu earbud dipakai sedangkan yang satunya dilepas berarti ‘bertanya sebelum mengganggu saya.’ Dan tidak menggunakan earbud berarti ‘saya bisa diganggu’.”

Berjalan-jalan di Sekitar Kantor

“Semua orang butuh suatu tempat di kantor yang mana memungkinkan untuk berpikir, menulis dan mencari inspirasi,” Kata Dillon. Dan bahkan ruang kantor terbuka yang paling terbuka pun cenderung memiliki beberapa ruang untuk menghindarkan diri dari keributan. Kamu bisa memanfaatkan ruang-ruang konferensi yang kosong, ruang kecil semi privat atau kamar kecil yang sunyi, kata Burkus. “Lawan pemikiran bodoh yang kau miliki bahwa kau harus tetap berada di meja yang disediakan untukmu.” Tambahnya. Dengan begitu, “ketika rekanmu yang cerewet mulai bercerita tentang episode Game of Thrones semalam kamu bisa mengambil laptopmu lalu pindah ke tempat lain di kantor. Sebuah saran untuk mereka yang bekerja di perusahaan-perusahaan besar: “Pindah ke lantai lain dari gedung tempatmu bekerja terkadang sangat membantu” Kata Burkus. “ Orang-orang tidak akan mengenalimu dan oleh karena itu kemungkinan kau mendapat gangguan jadi lebih sedikit” 

Tinggalkan Kantor (Untuk Sementara Waktu)

Jika sulit berkonsentrasi di kantormu, Burkus menyarankan untuk bertanya pada atasanmu jika memungkinkan bekerja di tempat lain – perpustakaan lokal atau cafe dekat kantor misalnya. Tergantung pada apa yang sedang kau kerjakan, “perhatikan mengenai tempat dimana kamu bisa merasa nyaman dan menjadi lebih produktif,” dan nyatakan permintaanmu dengan tegas. Sebagai contoh kamu bisa mengatakan ini pada atasanmu “Saat sedang mengerjakan laporan-laporan ini saya harus fokus. Bolehkah saya pergi ke coffee shop di seberang jalan untuk mengerjakan laporan-laporan ini?” Ini adalah “permintaan yang lebih ringan” dibandingkan “meminta untuk bekerja dari rumah sekali dalam seminggu.” Itulah sebabnya permintaan ini lebih sulit ditolak.

Mintalah untuk Pindah Meja Kerja secara Permanen

Jika masalahmu bukanlah ruang kantor terbuka secara keseluruhan, tapi satu rekan yang sangat banyak bicara dan sangat ribut, mungkin saatnya kamu “bicara dengan manajermu tentang pindah meja kerja,” kata Dillon. “Kamu tidak seharusnya menderita.” Jangan mengeluh, melainkan bicaralah pada atasanmu tentang “bagaimana kamu akan jadi lebih produktif” di ruang kerja yang baru. Dia menganjurkan mengatakan hal seperti “akan lebih mudah untuk memenuhi deadline jika saya bisa bekerja di tempat yang lebih tenang” Apapun yang kau kerjakan  jangan biarkan kekesalanmu “bertumpuk-tumpuk” sehingga akhirnya suatu hari kamu berteriak kepada rekan-rekanmu agar diam, kata Dillon. Ledakan emosi seperti itu “sangatlah sulit untuk diperbaiki.” Tambahnya.

Prinsip-prinsip yang harus Diingat

Lakukan:

• Bicarakanlah dengan manajer dan tim mu tentang bagaimana kalian bisa bekerja dengan maksimal di sebuah ruang kantor terbuka.
• Belilah  satu set headphones peredam suara untuk digunakan pada waktu-waktu tertentu misalnya saat kau sedang mengerjakan sesuatu yang butuh konsentrasi tinggi.
• Telusuri ruang-ruang pribadi di kantormu dimana kamu bisa berpikir, menulis dan mencari inspirasi tanpa gangguan.

Jangan lakukan:

• Bersikap sulit. Cobalah untuk melihat hal-hal positif dari sebuah konsep ruang ruang kantor terbuka.
• Melakukan semuanya sendiri. Mintalah seorang rekan yang dapat dipercaya untuk melakukan interferensi untukmu dari waktu ke waktu dan berjanjilah padanya untuk melakukan hal yang sama untuknya.
• Menderita sendiri. Bicaralah pada manajermu mengenai pindah meja kerja jika menurutmu hal itu akan memperbaiki kinerjamu.